Strengere Regeln für Bewirtungskosten: Was Unternehmen ab Juli 2025 beachten müssen
Marie Richter
Strengere Regeln für Bewirtungskosten: Was Unternehmen ab Juli 2025 beachten müssen
Deutsche Unternehmen stehen vor strengeren Regeln für die Absetzung von Bewirtungs- und Verpflegungskosten – die aktualisierten Steuergesetze verschärfen die Anforderungen. Seit 2020 ist die elektronische Belegführung Pflicht, wobei zertifizierte Kassensysteme mit manipulationssicheren Technologien eingesetzt werden müssen. Die Änderungen sollen Steuerbetrug verhindern, belasten Unternehmen jedoch mit zusätzlichem Aufwand, neuen Fristen und drohenden härteren Strafen.
Die 2020 eingeführte KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) verschärfte die Nachweispflichten für Bewirtungskosten in der Gastronomie. Betriebe müssen seitdem Kassen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) – einem zertifizierten Sicherheitsmodul – nutzen, das jede Transaktion erfasst. Jeder Bon muss elektronisch aufgezeichnet, mit einem individuellen Zeitstempel versehen und gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) unveränderbar gespeichert werden. Bei Verstößen drohen drastische Konsequenzen, darunter Haftstrafen bei Manipulationen. So wurde 2026 in Göttingen ein Unternehmer wegen 500.000 Euro Steuerhinterziehung verurteilt, nachdem gefälschte Unterlagen aufgedeckt worden waren.
Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle betroffenen Unternehmen ihre Systeme beim Finanzamt registrieren – die erste Frist endet am 31. Juli. Ab 2025 nehmen die Prüfungen zu, mit besonderem Fokus auf die GoBD-Konformität. Steuerpflichtige müssen zudem für jede Ausgabe – unabhängig von der Höhe – den geschäftlichen Anlass, Ort, Datum, Teilnehmer und den konkreten Zweck dokumentieren. Bei Rechnungen über 250 Euro sind zusätzliche Angaben Pflicht: die Steuernummer des Gastgebers, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie der Name des Steuerpflichtigen.
Kleinere Belege (bis 250 Euro) erfordern den vollständigen Namen und die Adresse des Dienstleisters, das Rechnungs- und Leistungsdatum, eine Beschreibung der Ware oder Dienstleistung sowie den Gesamtpreis. Nur maschinell erstellte Belege mit Transaktionsnummer, Seriennummer, QR-Code oder TSE-Bestätigung werden für den Abzug anerkannt. Selbst dann sind jedoch nur 70 Prozent der betrieblichen Bewirtungskosten absetzbar – geregelt in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG).
Die Umstellung zwingt viele Unternehmen zu kostspieligen Systemmodernisierungen. Herausforderungen sind etwa die Sicherstellung der Offline-Funktionalität, die Anbindung an ERP- oder Property-Management-Software sowie die korrekte Handhabung von Stornierungen oder Trinkgeldern. Einige setzen auf cloudbasierte TSE-Lösungen oder DATEV-Schnittstellen, um die Compliance zu vereinfachen. Für Steuererklärungen ist der Export im DSFinV-K-Format nun Standard.
Manuelle oder unvollständige Aufzeichnungen werden nicht mehr akzeptiert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass jeder Beleg den elektronischen und manipulationssicheren Anforderungen entspricht – sonst drohen abgelehnte Abzüge oder rechtliche Konsequenzen. Mit den verschärften Prüfungen ab 2025 werden lückenlose Dokumentation und fristgerechte Systemregistrierung entscheidend sein, um steuerkonform zu bleiben.
